عن الوحدة
تأسست وحدة الموارد البشرية وباشرت أعمالها تحت مسمى دائرة شؤون العاملين اعتبارا من 1/7/1995 وتم تعديل الهيكل التنظيمي وتحويلها لتصبح وحدة تحت مسمى "وحدة الموارد البشرية" وذلك بتاريخ 20/1/2023 ومنذ تأسسيها تتولى الوحدة مختلف الأعمال المتعلقة بشؤون أعضاء الهيئتين التدريسية والإدارية من حيث التعيين والترقية والنقل والترفيع والتثبيت والزيادة السنوية والانتداب والإعارة والإجازات بأنواعها والإيفاد والضمان الاجتماعي والتأمين على الحياة وحفظ الملفات للعاملين والدورات التدريبية والإحصائيات ومختلف القضايا الخاصة بالعاملين
هذا و قد سعت الوحدة إلى تحقيق جميع المتطلبات اللازمة للعاملين في الجامعة بكفاءة وفاعلية، حيث تركز على العنصر البشري والذي يعتبر أثمن عناصر الإدارة وأكثرها تأثيراً في الإنتاجية وكفاءة المنظمات الإداري.
وقد تميزت وحدة الموارد البشرية بحركة دؤوبة ونشطة في السنوات الاخيرة، حيث تمت حوسبة واتمتة جميع المعلومات المتعلقة بالوحدة ومعالجتها من جوانبها المختلفة، وذلك بوضعها بصورة معلوماتية محوسبة تواكب التطور التكنولوجي، وتتماشى مع متطلبات العصر ، لتشكل مدخلاً سهلاً للتعرف على الجامعة الهاشمية.
انجازات الوحدة
- ضبط وإعادة ضبط للأنظمة والتعليمات والإجراءات وحوسبتها وتبسيطها.
- إنجاز خطة الوصف الوظيفي للوظائف الأكاديمية والإدارية والفنية والخدماتية والحرفية في الجامعة.
- إعداد الهيكل التنظيمي للجامعة بالإضافة إلى مشاريع الهياكل التنظيمية للكليات الأكاديمية والوحدات الإدارية وتطوير تلك الهياكل وتنظيمها حيث تم وضع اسس لاعداد وتطوير الهياكل التنظيمية في الجامعة.
- تطوير وتحديث نماذج تقييم أداء الموظفين الالكتروني.
- تدقيق وتحديث ودمج المسميات الوظيفية في الجامعة.
- إعداد خطة تدريبية ودورات للعاملين في الجامعة لتأهيل وتنمية الكوادر البشرية الإدارية.
- إعداد ونشر الحقيبة الالكترونية والتي تمثل دليل خدمات الكتروني متكامل لأعضاء الهيئتين الأكاديمية والإدارية والموفدين على موقع الجامعة الالكتروني .
- تطوير وتحديث بيانات الموقع الالكتروني لوحدة الموارد البشرية .
- توفير المعلومات الحقيقية والدقيقة عن العاملين لإدارة الجامعة فيما يتعلق بخبراتهم ومؤهلاتهم وأوضاعهم الوظيفية.
- إعداد إحصائيات دورية عن الكوادر البشرية في الجامعة.
- توفير قاعدة معلومات ضخمة محوسبة عن الكوادر البشرية وربطها الكترونياً مع جميع الكليات والعمادات والوحدات التنظيمية في الجامعة خاصة وحدة القبول والتسجيل ووحدة الشؤون المالية والمكتبة ودائرة المستودعات واللوازم بالإضافة إلى أنظمة مراقبة الدوام الرسمي من خلال أجهزة البصمة والدواوين في الكليات.
- إعداد ملفات إلكترونية بالمعلومات الأساسية عن العاملين مرادفة للملف الورقي وباللغتين العربية والإنجليزية بما فيها نظام الأرشفة الإلكترونية .
- استكمال جزء كبير من منظومة برامج الحاسوب الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والعاملين في الجامعة وربطها بالبوابات الالكترونية لموظفي الجامعة الاكاديميين والاداريين.
المهام والواجبات
تضم الوحدة الدوائر والشعب والديوان التالية:
1- دائرة التدقيق وتنمية الموارد البشرية وتضم شعبتين هما: شعبة التدقيق وشعبة التخطيط والتطوير الاداري.
2-دائرة شؤون الهيئة الإدارية والخدمات الفنية وتضم شعبتين هما: شعبة شؤون الموظفين والمستخدمين وشعبة التأمينات والسجلات والخدمات الفنية.
3-دائرة شؤون أعضاء الهيئة التدريسية والايفاد وتضم شعبتين هما: شعبة شؤون الهيئة التدريسية وشعبة شؤون الايفاد.
وتتلخص مهام الوحدة وإنجازاتها بما يلي:
1-تنفيذ كافة الإجراءات المتعلقة بالتعيين والتثبيت والنقل والترفيع والزيادة السنوية والاستقالات وجميع المعاملات المتعلقة بشؤون العاملين بشكل عام وكذلك تنفيذ قرارات مجلس العمداء ومجلس الجامعة ولجنة شؤون الموظفين بهذا الشأن.
2- متابعة تجديد عقود العاملين في الجامعة وترفيعهم وتحويل صفات تعيينهم وذلك بعد التأكد من استيفائهم للشروط طبقاً للأنظمة والتعليمات المعمول بها في الجامعة.
3- السير في إجراءات الإيفاد ومتابعة كافة الأمور المتعلقة بالموفدين للحصول على الدرجات العلمية المطلوبة من حيث تجديد إيفادهم، وتنفيذ القرارات المتعلقة بذلك بالتعاون مع الجهات المعنية في الجامعة بالإضافة إلى إعداد الإحصائيات المتعلقة بالإيفاد والموفدين. 4-حصر كافة البيانات عن أوضاع العاملين وتصنيفها وتحليلها بحيث يسهل الاستفادة منها وإعداد الإحصائيات المختلفة وتزويد الجهات الطالبة بها.
5- ترصيد جميع أنواع الإجازات الواردة للدائرة وحوسبتها وإجراء ما يلزم بشأنها من حيث فرزها وحفظها في ملفات الوحدة.
6- إعداد الجداول التحليلية عن الكوادر البشرية العاملة في الجامعة لغايات الطاقة الاستيعابية والمرتبطة بضبط الجودة الأكاديمية.
7- عقد اجتماعات وإعداد محاضر اجتماع لجنة شؤون الموظفين وتجهيز المعاملات المعروضة عليها وجدول الأعمال والدعوات المتعلقة باللجنة، وتنفيذ القرارات الصادرة عنها.
8- المتابعة والتنسيق مع المؤسسة العامة للضمان الاجتماعي بشأن الاشتراكات الشهرية والسنوية لجميع العاملين المشمولين بأحكام قانون الضمان الاجتماعي بالإضافة إلى متابعة إصابات العمل للعاملين في الجامعة والتقاعد وغيرها من المتطلبات.
9- حوسبة جميع أعمال الوحدة ، والانتقال من العمل اليدوي إلى العمل الآلي وفق أحدث الأنظمة ونظريات علم الإدارة.
10- متابعة الإجراءات المتعلقة بتقييم أداء العاملين سنوياً.
11- إلحاق موظفي الدائرة بالدورات التدريبية اللازمة لتحسين إنتاجية الموظف والزيادة من قدراته.
12- مشاركة في إعداد الأنظمة والتعليمات وتشكيلات الوظائف والإدارية والخطة الاستراتيجية.
13- فتح وإنشاء وتنظيم ملفات وسجلات العاملين في الجامعة والتأكد من استيفائها لجميع البيانات اللازمة ومتابعة ذلك مع الجهات المعنية في الجامعة وحفظ الوثائق الخاصة بهم والقرارات الصادرة بشأنهم وأرشفتها الكترونيا.
14- إعداد التقارير اللازمة عن مهام ونشاطات الدائرة وإنجازاتها ومقترحات تطوير العمل فيها.
15- متابعة الشؤون المرتبطة بالتأمين على حياة العاملين في الجامعة داخل وخارج المملكة تأميناً جماعياً ضد أخطار الوفاة والعجز الكلي، والعجز الجزئي وإعداد الكشوفات اللازمة وعكسها الكترونياً لوحدة الشؤون المالية.
16- المساهمة في اعداد الهياكل التنظيمية في الجامعة وتطويرها اضافة الى الهيكل التنظيمي العام وحسب الاسس الخاصة بهذا الشأن.
17- اعداد ومتابعة اقرار بطاقات الوصف الوظيفي في الجامعة والعمل على تحديثها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بما يتناسب مع الاحتياجات الفعلية.
18- التأكد من سلامة الاجراءات الادارية المطبقة في الوحدة من خلال تدقيق جميع المعاملات الخاصة بالوحدة قبل صدورها بما يضمن ويعزز من الشفافية والعدالة.